根据我校档案数字化管理需要，拟建数字档案管理系统，现面向社会进行公开征集建设方案，欢迎符合资格条件的公司积极支持我校数字档案管理系统建设。
一、建设内容
（一）学校统一要求实现的功能
1.根据《福建省教育厅办公室关于加快推进全省教育系统IPv6规模部署和应用的通知（闽教办科〔2021〕10号）》要求，所有采购的网络设备和软件系统都必须全面支持IPv6。
2.根据《福建省教育厅办公室转发福建省版权局关于印发< 福建省2021年推进使用正版化软件工作实施方案>的通知（闽教办科〔2021〕8号）》要求，所有新建信息系统要兼容国产操作系统软件、国产办公软件。因目前国产操作系统软件多数基于Linux平台，即要求新建信息系统要能在Linux平台安装部署。
3.根据《中华人民共和国网络安全法》的网络安全等级保护制度要求，所有采购的软件系统都要通过网络信息安全等级保护二级测评，其中涉及敏感信息的软件系统要求通过网络信息安全等级保护三级测评。
4.此次建设的系统要求能在虚拟化平台部署，即软件要能安装在虚拟机或Docker容器中，软件授权方式不能采用硬件加密狗，软件授权必须支持虚拟机或容器在不同服务器主机集群中漂移。
5.所建设的系统必须能与我校数字化校园基础平台无缝集成，提供与学校融合信息门户平台、共享数据库平台、统一身份认证平台集成，以及其他应用软件系统接口的解决方案，并公开数据字典。在项目实施的过程中按照学校数字校园基础平台的集成要求修改和实施技术方案。
6.所建设的系统必须是目前已经相对成熟的软件产品，需要软件进行定制开发部分的时间不能超过1个月。
7.项目承建方须对整套系统中的硬件部分提供五年免费质保，软件部分提供三年免费维护和升级（同类软件不区分软件大小版本号）。
（二）系统基本功能
收集模块需满足文件在线接收、离线接收模式，支持对接收后的文件进行归档整理，并提供报表功能。对电子文件实行全流程管理，包括文件登记、公文处理、自动组卷、自动编目、智能检索、统计编研等功能于一体。实现功能：文件收集、文件整理、文件预归档、文件归档、资料库。支持附件上传及在线查看，包含不限于word、excel、PPT、pdf、cad、mp3、mp4等主流文件类型。与OA系统、教务系统、学籍系统、学位论文系统、科研系统等各个系统进行对接，提供数据导入导出功能，实现无缝的文件目录、原文以及元数据背景信息的交换，直接实现电子文件系统归档。
文件整理归档：支持对收集后的文件进行整理，支持发起档案预归档审批流程，若不需要归档可以直接进入资料库。（保证文件暂时没有归档不丢失）。
文件归档：单位档案员对部门提出的需归档进行核准，符合归档（电子和纸质或者其他的规则都齐全）即通过归档审核，即可归档。
资料库：支持附件上传及在线查看，包含不限于word、excel、PPT、pdf、cad、mp3、mp4等主流文件类型，在本模块下需支持查询利用，同时支持提起重新归档。
原文管理：须实现对多个扫描原文（各类电子文档，如DOC、XLS、WPS文件、图形文件、影像文件、多媒体文体等）的管理，功能包括对原文的添加、浏览、删除、描述信息修改、权限设置等功能。
批量处理：要求系统对不同类型的档案进行筛选，通过批量选择对档案状态进行批处理。
打印报表：档案目录是档案室根据利用的要求而编制的各种档案目录。包含档案文件目录、案卷目录、卷内备考表、案卷封面、案卷脊背、卷内目录等。
2. 档案管理
档案归档：实现档案在线归档、登记、编目等功能，室藏档案类别管理、目录权限管理和目录清单管理等，也可实现对电子文件、扫描影像文件、数码照片、音频视频文件等信息的管理。同时也可按照各类数字档案资源库来源、时间、数据类型、开放程度、保管期限等要求实施分类管理。包括文书档案、学籍档案、基建档案、财务档案、科研档案、声像档案、实物档案等各门类档案的在线归档、管理、查询利用、统计等功能。
档案鉴定：对保管期限、密级已到的文件级/案卷级档案进行鉴定，以决定是否有继续保存的价值，如果有则修改保管期限及记载修改情况，继续保存，否则进行销毁。
档案统计：实现对档案室各类室藏档案的统计服务，包括档案移交统计、接收统计、利用统计等功能。
批量处理：要求系统对不同类型的档案进行筛选，通过批量选择对档案状态进行批处理。
打印报表：档案目录是档案室根据利用的要求而编制的各种档案目录。包含档案文件目录、案卷目录、卷内备考表、案卷封面、案卷脊背、卷内目录等。
另外还需实现的功能：档案编研、档案移交、交接单、数据格式转换等。
3、数据导入导出
数据导入：原有系统数据导入，自动匹配归档字段，支持各个格式的数据导入。
数据导出：要求系统可对档案文件进行导出，并且支持字段选择。归档目录，归档文件原文、归档数据包等系统数据导出。导出格式支持常见的OFD 、XLS、DBF等格式。
实现功能：库房管理，可标注档案的存放位置，支持条码管理，密集架设置、虚拟库房、库房温湿度管理、病档管理、定位追踪等。 5.检索利用
实现功能：档案检索、借阅审批、利用归还、归档审批、纸质档案借阅审批等。档案检索。包含档案全文智能检索、精确检索、模糊检索、复合检索、渐进检索、分类检索等各种检索方式。档案利用：包括电子档案借阅、实体档案利用，实现利用登记、利用归还、利用审批、到期提醒 、利用统计等功能。按部门、按人员开放权限，与钉钉进行对接，实现手机客户端查档、利用，不受校区、时间空间等限制，自主查找档案信息。 6. 档案业务督导
对各兼职档案员的电子档案数据及移交情况进行在线检查指导。 7.全宗管理
可以设立多个全宗，每个全宗进行分级管理，进行全宗统计、动态管理。
8.安全管理
实行系统分级的安全策略，通过加密处理，对用户、原文进行权限控制，确保数据的安全性。电子文件加密，电子签章、加密管理、文件水印处理等。
9.系统管理
实现功能：用户管理、组织架构、全宗管理、菜单管理、缓存管理、字典管理、表字段维护、用户角色管理、三员管理、全宗卷管理、索引维护、档案脊背打印设置等。
8.数据中心
实现功能：流程管理、数据备份与还原。提供数据综合管理，支持各种目录和原文信息的导入导出；支持字段信息选择；提供灾难恢复和备份功能等。
9.开放设计
预留端口，后期可进行功能扩展。
（三）标准文件。
所有归档文件、系统数据必须参照以下文件要求及相关规定。
Ø 《版式电子文件长期保存格式要求》DA/T47-2009
Ø 《基于XML的电子文件封装规范》DA/T48-2009
Ø 《电子文件管理暂行办法》(中办国办厅字〔2009)39号)
Ø 《中华人民共和国电子签名法》(主席令第十八号)
Ø 《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)
Ø 《电子档案移交与接收办法》(档发(2012)7号，2012年8月29日印发)
Ø 《文书类电子文件元数据方案》DA/T46-2009
Ø 《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》(DA/T38-2008)
Ø 《公务电子邮件归档与管理规则》DA/T32-2005
Ø 《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理》GB/T17678.1-1999
Ø 《中国档案机读目录格式》GB/T20163-2006
Ø 《党政机关电子公文归档一体化管理技术规范》（福建省地方标准DB35/T 1919-2020）、《版式电子文件长期保存格式要求》DA/T47-2009
Ø 《基于XML的电子文件封装规范》DA/T48-2009
Ø 《电子文件管理暂行办法》(中办国办厅字〔2009)39号)
Ø 《中华人民共和国电子签名法》(主席令第十八号)
Ø 《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)
Ø 《电子档案移交与接收办法》(档发(2012)7号，2012年8月29日印发)
Ø 《文书类电子文件元数据方案》DA/T46-2009
Ø 《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》(DA/T38-2008)
Ø 《公务电子邮件归档与管理规则》DA/T32-2005
Ø 《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理》GB/T17678.1-1999
Ø 《中国档案机读目录格式》GB/T20163-2006
Ø 《党政机关电子公文归档一体化管理技术规范》（福建省地方标准DB35/T 1919-2020）
（四）服务方案
除上述系统功能方案外，欢迎提供相关的服务方案，包括但不限于以下内容。主要包括：
1.提供二次应用快捷开发详细方案；
2.提供与原系统的数据接口详细方案；
3.提供技术支持详细方案；
4.提供全员培训详细方案。
（五）其它要求
1.方案中必须提供项目建设预算经费，该预算是方案优劣评审的重要指标；
2.方案中注明公司名称、联系人、联系电话、微信号及邮箱；
3.方案格式：电子版（Office Word或WPS）及盖章扫描版（PDF）。
二、公司资格要求
递交建设方案时，请同时提供有效的营业执照副本扫描件（具有软件开发相关的经营范围）。该建设方案在福建省内至少要有2个成功实施的案例。
三、有关声明
1.本次征集无补偿费及奖励；
2.方案应征单位必须是方案的原创单位，并保证提交的方案未侵犯任何其他人的知识产权。若发生由此造成的任何纠纷，一切法律责任由应征单位承担；
3.本方案仅作为我校建设需求方案，我校有权使用所收集的方案中的相关信息，本项工作不作为后期设备采购招标中标相应承诺；
4.凡参加本次方案征集的单位均被视为同意并接受本声明，无须书面或其他方式确认；
5.本次方案征集活动最终解释权为福建商学院。
四、征集方式
电子邮件征集，本次征集不接受除电子邮件以外的其他应征方式。
1.征集截止时间：2022年1月14日
3.联系人及电话：邱老师；13859090865。
福建商学院
2022年1月7日
